כיצד לנהל עמותה בצורה נכונה

חמש עצות הזהב בניהול עמותות.

פועלות היום בישראל כארבעים אלף עמותות, מסוגים שונים ובהיקפים שונים. למרות השונות כאמור - יש ביניהן מכנה משותף, העומד בבסיס קיומה של העמותה - העמותה נוצרה ביוזמתם של אנשים פרטיים – המייסדים – אשר על ידי הקמת העמותה הם חצו קו, ועברו מהמגרש הפרטי למגרש הציבורי. זאת, שכן העמותה, אותה הם יסדו, כפופה מכאן ואילך, לפחות באופן חלקי, לכללי המשפט הציבורי. לעתים רבות במסגרת המעבר כאמור, המייסדים חשים שהם "מאבדים שליטה", והיצירה שהם עמלו עליה אינה תואמת את ציפיותיהם. תופעה זו יכולה להיגרם כתוצאה מהתערבות של גורמים מתוך העמותה, מפעולות של הרשם או של בתי המשפט. לא ניתן להעלים לגמרי את תופעת "אבדן השליטה", שכן העמותה מעצם קיומה הינה כפופה למערך של נורמות מהמשפט הציבורי. עם זאת, ניתן בהחלט לצמצמה לממדים סבירים. בדברים שלהלן נפרט כמה עצות מועילות בעניין. טרם הפירוט כאמור נבקש להדגיש עקרון אחד - an ounce of prevention is worth a pound of cure  . במילים אחרות – תכנון מראש של המהלכים  ותהליכי העבודה יצמצם את ההפתעות, ויאפשר לכוון את העמותה למטרות שעמדו ביסודה.

עצה 1 – קבלת החלטה עקרונית מקדמית באשר לסיווגה (הבלתי פורמאלי) של העמותה – בפסק דין שניתן לאחרונה בבית המשפט העליון, בית המשפט פיתח את ההבחנה בין שני סוגי עמותות: עמותה בעלת אופי פרטי, לעומת עמותה בעלת אופי ציבורי. יודגש שאין המדובר בהבחנה פורמאלית, או בסיווג רשמי שמייסדי העמותה נדרשים לבחור אותו בעת רישום העמותה. ההבחנה היא "רכה", אך בעלת השלכות רבות. ההבחנה מותנית במספר רכיבים ובשילוב ביניהם. הרכיבים המאפיינים עמותה ציבורית הם - עמותה המקבלת מימון ציבורי באמצעות תמיכות או הקצאת קרקע מהרשות המקומית; עמותה המספקת שירות שהוא חיוני לציבורי; עמותה שגוף ציבורי היה שותף להקמתה או שהוא שותף בניהולה וכיו"ב. לפיכך - ככל שהמייסדים מבקשים לשמור על אוטונומיה – עליהם להימנע, ככל הניתן, מפעולות שעלולות להכתיר את העמותה כ"עמותה ציבורית". ככל שהעמותה תסווג כפרטית – הנטייה של בתי המשפט היא להימנע מהתערבות בה ומהכפפתה לנורמות המשפט הציבורי.  עם זאת, יש לזכור כי גם עמותה פרטית צריכה לעמוד בביקורת של בתי המשפט. הקביעה בחוק החוזים כי חוזה הנוגד את תקנת הציבור בטל — כוחה יפה לכל פעולה שהעמותה מבצעת.

עצה 2 – הגדרה מדויקת של מטרות העמותה - בעת יסוד העמותה ניתן למייסדים חופש בחירה באשר לקביעת מטרותיה של העמותה. כאן נדרשת זהירות כפולה: מחד גיסא -יש לכלול במסגרת המטרות את כל תחומי הפעילות המתוכננים. מלבד העובדה שעמותה אינה רשאית לפעול מעבר למטרותיה, החסרת מטרה עלולה להוות מחסום בבואה של העמותה לבקש תמיכה, שכן במסגרת מבחן התמיכות הרשות בודקת שהפעילות בגינה מבוקשת התמיכה נכלל במסגרת מטרותיה המאושרות של העמותה. מאידך גיסא נדרש שלא להפריז ולא לקבוע מטרות שאינן מתוכננות לביצוע. רשם העמותות רשאי לדרוש מהעמותה, במסגרת דיווחיה, לפרט כיצד היא פעלה להשגת כל מטרותיה המאושרות. העדר יכולת לתת פירוט כאמור עלול לעכב את קבלת אישור ניהול תקין של העמותה. ניתן כמובן לגרוע או להוסיף מטרות במהלך חיי העמותה, אולם הדבר מותנה באישור הרשם, ולעתים באישור בית המשפט. לפיכך, ככל שניתן, יש לתכנן מראש את היקף מטרות העמותה.

עצה 3 – קביעת תנאי קבלה ודרך קבלה של חברים חדשים לעמותה  - כניסתם של חברים חדשים לעמותה עשויה להיות בעלת השפעה מכרעת על אופייה ועל פעילותה של העמותה, ולעתים על עצם קיומה. זאת, שכן חברים חדשים יכולים להשפיע באופן גורף על פעילות העמותה ומוסדותיה. כל שמייסדי העמותה מעוניינים לכוון את מדיניות קבלת החברים החדשים – אזי עליהם לשריין זאת מראש בתקנון. בעניין זה יש שני כללים: הכלל הראשון – בעניין מנגנון קבלת חברים חדשים – בו התקנון המצוי קובע כי הועד מוסמך לקבל חברים חדשים, ואם בקשת החברות נדחית על ידי הוועד – אזי המועמד רשאי לפנות לאסיפה, שהיא מוסמכת בהחלטה רגילה לקבל את המועמד. מייסדי העמותה רשאים, בעת ייסוד העמותה, לקבוע בתקנון מנגנון שונה. לדוגמה – ניתן לקבוע שנדרשת החלטה של רוב חברי העמותה וכיו"ב. הכלל השני – בעניין תנאי  הקבלה – בו התקנון המצוי קובע כי מועמד המבקש להתקבל לעמותה – עליו להצהיר כי הוא מתחייב לקיים את הוראות התקנון ואת החלטות האסיפה. הוראה זו בתקנון המצוי מחייבת, ולא ניתן לשנותה. מכאן שלא ניתן לקבוע בתקנון תנאי קבלה קשיחים. עם זאת, קיים שיקול דעת בידי הגוף המחליט על קבלת החברים לדחות בקשה של מועמד. בעניין זה נדרש להבהיר את השיקולים שהגוף רשאי לשקול. שאלה זו עלתה לאחרונה בפסק דין של בית המשפט העליון, ונקבעו בו מספר כללים: ראשית – ניתן לדחות בקשה של מועמד כאשר התנהגותו, דעותיו המוצהרות של המועמד וכו' מנוגדות באופן מובהק לקיומה של העמותה. לדוגמה- עמותה של בית כנסת רשאית לדחות מועמד שאינו מתפלל בו באורח קבע; עמותה לעידוד צמחונות רשאית לדחות מועמד שאינו צמחוני וכיו"ב. שנית – עמותה "פרטית", על פי ההבחנה דלעיל, אינה מחויבת בשוויון, אך היא אינה רשאית לשקול שיקולים של הפליה על רקע גיל, מגדר, מוצא וכיו"ב. עמותה "ציבורית", לעומת זאת, מעבר לאיסור הפליה, מחויבת בחובת שוויון וכן בסבירות. לפיכך, עמותה ציבורית תידרש לתת נימוק ענייני כאשר היא מבקשת לדחות מועמד.

עצה 4 – הקפדה על ניהול ועדכון של פנקס החברים ופנקס הוועד - על פי חוק, עמותה מחויבת לנהל פנקס חברים ופנקס חברי וועד, בו יתועד שמות החברים, מועד כניסתם ומועד סיום תפקידם. הפנקס נדרש להיות פתוח בכל עת לעיון החברים. מעת לעת בחייה של העמותה מתרחשים שינויים בכהונת החברים או חברי הוועד, וקיימת חשיבות גבוהה לתיעוד שינויים אלה בפנקס. עמותה שאינה מקפידה על עדכון שוטף כאמור - עלולה להיתקל בקשיים במקרה בו תעלה שאלה בעניין זהות החברים או חברי הוועד – שאלה העשויה להשליך על תוקפן של החלטות שהתקבלו ושל פעולות שבוצעו.

עצה 5 – זימון, ניהול ותיועד מדויק של אסיפות וישיבות ועד – בחוק ובתקנון ישנן הוראות מדויקות לגבי זימון אסיפות, ניהולן ותיעוד ההחלטות שהתקבלו בהן, וכן ביחס לוועד. לעתים, בפרט בשלביה הראשונים בהם על פי רוב העמותה מורכבת מחברים ומכרים, אין הקפדה על קיומם של כל המנגנונים המפורטים בחוק ובתקנות. אולם, התנהלות כאמור עלולה להיות לרועץ, שכן לא ניתן לצפות מתי ועל ידי מי תועלה טענה בעניין תוקפן החוקי של החלטות שהתקבלו, עקב אי עמידה במנגנון כאמור. לפיכך – יש להשריש בתודעה של כל העוסקים במלאכה, כבר מעת ייסוד העמותה, כי חובה להכיר ולהקפיד על עמידה בכל הכללים שהעמותה מחויבת בהם.